关于规范使用会议室的通知

关于规范使用会议室的通知

 

全院各单位：

为加强对学院会议室的规范管理，确保会议室使用的高效、安全、有序，现将会议室使用相关事项通知如下：

一、会议室的管理

武汉工程大学已经将多功能报告厅及第三教学楼九楼会议室移交学院管理。目前，我院共有可用会议室4间，接待室1间。学院会议室由办公室统一管理，院办工作人员负责审核各部门使用会议室申请，合理分配会议室。会议室原则上不允许长期借用，如有特殊情况请提交书面材料并由主管院领导签字确认。

二、使用规定

1.各部门如需使用会议室，需提前一天将会议室使用申请表提交办公室（申请表详见附件），临时召开的紧急会议需要使用会议室时，使用单位联系人要及时向学院办公室提出申请，办公室根据会议室的使用情况安排落实。

2. 本着“先申请先使用”原则，优先安排先申请的部门。特殊情况下，部门间经自行相互协商后可以调整使用。

3.钥匙归还。会议室使用完毕后，申请人需及时返还钥匙：白天使用会议室后，应于当日工作时间内及时返还；晚上使用会议室，应于次日上午返还钥匙，遇休息日节假日顺延至最近一个工作日上午返还。

4. 各单位在使用会议室时，若与学院临时安排的重大会议发生冲突等情况的，必须服从学院办公室统一调配。

三、会议室的使用要求

1.请严格遵守借用时间，以保证会议室借用的连续性。

2.保证会议室内设备的完好性，设备发生问题及时通知院办工作人员，严禁擅自拆修设备及改变设备。损坏会议室各种设施、设备要照价赔偿。

3. 参会人员应自觉保持会议室的清洁、卫生，禁止随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。

4.会议室使用结束时，关好门窗、关闭各种电源。同时，应负责及时整理会议场地，检查是否有物品遗留，恢复桌椅的摆放位置。

5. 室内物品未经办公室批准，不得私自转借他人或挪作他用。

6.会议室内设备、设施的维护和维修由资产与后勤管理处负责。

7.借用会议室联系电话：87194539。

本通知自下发之日起实行。

附件：《会议室使用申请表》

会议室使用申请表.xls

                                                 武汉工程大学邮电与信息工程学院办公室

                                                            2014年3月19日